Unerwartete Verzögerungen sind eines der häufigsten Probleme im Projektmanagement. In einer Umfrage gaben weniger als 50 Prozent der Unternehmen an, dass sie Projekte termingerecht abschließen. Fast die Hälfte der Projektmanager (46 %), die an einer anderen Umfrage teilnahmen, gaben an, dass die Einhaltung von Projektfristen zu ihren größten Herausforderungen gehört. Projektverzögerungen scheinen häufiger zu sein als andere.

Hier sind einige bemerkenswerte Statistiken über Projektverzögerungen:

• Bei 1 von 6 Projekten wird der Zeitplan um 70 % überschritten.
• Bei Investitionsprojekten kann schon eine Überschreitung von 10 % zu einem Rentabilitätsverlust von 5 Millionen Dollar führen.
• 25 % der Projekte scheitern aufgrund ungenauer Zeitschätzungen für Aufgaben.
• Bei Softwareprojekten liegt die durchschnittliche Überschreitung bei 33 %.
• Ein Lichtblick: 64 % der Projekte mit ausgereiften PM-Prozessen können termingerecht abgeschlossen werden.

Was sind die Ursachen für Projektverzögerungen?

Für den Projektmanager ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, wie sich Projektverzögerungen bei der Projektleitung einschleichen. Nur so können sie sie verhindern oder mit ihnen umgehen, wenn sie unbeabsichtigt auftreten.

Hier sind einige der häufigsten Ursachen für Verzögerungen:

• Änderungen des Projektumfangs
• Ressourcen sind nicht mehr verfügbar
• Der Zeitplan des Projekts ist nicht richtig geplant
• Die Projektziele und -ergebnisse sind innerhalb des Projektrahmens nicht realistisch
• Externe Zulieferer liefern nicht pünktlich
• Die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten ist nicht effektiv
• Unvorhersehbare externe Veränderungen wie Katastrophen

Auswirkungen von Verzögerungen im Projekt

Wenn so viele Unternehmen und Projektmanager von Projektverzögerungen betroffen sind, kann das doch nicht so schlimm sein, oder? Falsch! Projektverzögerungen verursachen eine ganze Reihe von Problemen, von denen einige vielleicht nicht sofort offensichtlich sind.

Verzögerungen erhöhen die Projektkosten. Jeder Tag, an dem Sie sich verspäten, bedeutet einen weiteren Tag, an dem Sie für Personal und andere Ressourcen bezahlen müssen, die nicht im Budget eingeplant waren. Zeit ist schließlich Geld. Aber es gibt noch andere Kosten zu berücksichtigen.

Der Ruf Ihres Unternehmens beim Kunden und anderen Beteiligten könnte beschädigt werden, ganz zu schweigen von Ihrem Ansehen bei Ihren Vorgesetzten. Wenn Ihr Projekt in Verzug gerät, kann dies zu Verzögerungen bei anderen Projekten führen, da Ressourcen gebunden werden, die an anderer Stelle benötigt werden. Wenn die Verzögerung extrem genug ist, kann das gesamte Projekt zusammenbrechen und zum Scheitern verurteilt sein.

6 Wege zur Vermeidung von Projektverzögerungen

Es liegt auf der Hand, dass Projektverzögerungen am besten vermieden werden sollten, aber ist das überhaupt möglich? Zu einem großen Teil, ja. Sie können zwar nicht jede Verzögerung verhindern, aber Sie können durchaus Maßnahmen ergreifen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten und den Schaden durch auftretende Verzögerungen zu mindern.

1. Setzen Sie sich realistische Ziele für Ihre Projekte

Die Festlegung realistischer Ziele ist möglicherweise der wichtigste Faktor, wenn es darum geht, ob Sie Ihr Projekt rechtzeitig abschließen. Manchmal ist es verlockend, sich extrem ehrgeizige Ziele zu setzen, entweder um einen guten Eindruck zu machen oder weil der Kunde dies erwartet. Erfahren Sie, wie Sie mit Projektmanagement-Tipps Ihre Projekte effektiv und effizient planen können.

Denken Sie daran, dass es viel besser ist, zu wenig zu versprechen und zu viel zu liefern, als zu viel zu versprechen und zu wenig zu liefern. Gute Ziele sind realistisch, klar und messbar.

Realistisch – Können wir dieses Ziel mit der uns zugewiesenen Zeit und den uns zur Verfügung stehenden Ressourcen erreichen?

Klar – Wissen wir genau, was von uns verlangt wird? Versteht das jeder?

Messbar – Gibt es quantifizierbare Indikatoren, anhand derer wir jedes Ziel beurteilen können?

2. Halten Sie eine Teamsitzung ab

Versammeln Sie zu Beginn Ihres Projekts Ihr Projektteam, um die Vision für das Projekt zu vermitteln. Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle und den Zweck des Projekts als Ganzes versteht. Heben Sie die wichtigsten Projektmeilensteine hervor, die Sie in Ihrem Projektplan festgelegt haben, und erläutern Sie die Maßstäbe für den Erfolg.

Nehmen Sie sich Zeit, um die Ziele des Projekts zu besprechen und gegebenenfalls zu klären, wie sie gemessen werden sollen.

3. Sammeln Sie die richtigen Ressourcen

Es kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, wie wichtig es ist, die richtigen Ressourcen zusammenzustellen. Was die finanziellen Ressourcen betrifft, so wurde Ihnen mit ziemlicher Sicherheit ein begrenztes Budget zur Verfügung gestellt. Prüfen Sie, ob der veranschlagte Betrag die Projektkosten wirklich decken kann, und nehmen Sie dann Anpassungen vor oder sichern Sie sich von Anfang an zusätzliche Mittel.

Ihre wichtigsten Ressourcen sind die Menschen, die mit Ihnen an dem Projekt arbeiten. Beurteilen Sie die Zusammensetzung Ihres Teams, um festzustellen, ob Sie über genügend Mitarbeiter verfügen, um das Projekt termingerecht durchzuführen, und ob alle diese Mitarbeiter über die erforderlichen Projektmanagementfähigkeiten verfügen.

Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie Ihren Projektplan aktualisieren und einkalkulieren, wie viel Zeit und Geld es kosten wird, zusätzliche Teammitglieder einzustellen, Schulungen anzubieten oder die Lücken durch Outsourcing zu schließen.

Vernachlässigen Sie nicht die materiellen Ressourcen, die für Ihr Projekt erforderlich sind. Dinge wie Büroräume, Computer, Drucker und Software sind lebenswichtig, und Sie können nicht davon ausgehen, dass diese zur Verfügung stehen werden.

4. Planen Sie sorgfältig

Ein Projektplan ist mehr als nur ein Zeitplan. Er ist ein umfassendes Dokument, in dem der Zeitplan des Projekts und die für jede Aufgabe erforderlichen organisatorischen Ressourcen aufgeführt sind.

Um einen Projektzeitplan zu erstellen, unterteilen Sie das Projekt in;

einzelne Aufgaben und Aktivitäten,

die verschiedenen Phasen des Projekts,

bestimmen Sie die Projektabhängigkeiten,

die Reihenfolge der Vorgänge und

Schätzung der erforderlichen Ressourcen und der Dauer der einzelnen Aufgaben mit Hilfe eines Projektplanungswerkzeugs.

Der Zeitplan sollte für jedes Mitglied des Projektteams leicht zugänglich sein.

Die Projektplanung erfordert Klarheit über die Verfügbarkeit von Ressourcen und die zeitliche Planung. Eine Projektmanagementsoftware wie Kissflow Project kann dabei helfen, diese Klarheit zu schaffen. Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an!

5. Fortschritte verfolgen und messen

Die Datenerfassung ist entscheidend für den Projekterfolg. Es ist wichtig, sich gute Ziele zu setzen, aber es nützt wenig, wenn man keine Daten sammelt, um den Projektfortschritt in Richtung dieser Ziele zu verfolgen und zu messen, damit die Transparenz in den Projekten erhöht wird.

Sie müssen über Systeme zur Verfolgung der Aufgabenerfüllung, der Qualität und des Budgets verfügen. Ziehen Sie regelmäßig Bilanz, um zu sehen, ob Ihr Team auf dem richtigen Weg ist.

6. Vorhersage

Bei der Prognose im Projektmanagement geht es darum, den aktuellen Stand des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erfassen und anhand der verfügbaren Daten die Ergebnisse am Ende des Projekts vorherzusagen. Zu Beginn des Projekts gibt es nicht genügend Daten, um eine genaue Vorhersage treffen zu können. Daher sollte eine Vorhersage erst dann erstellt werden, wenn das Projekt zu mindestens 25 % abgeschlossen ist.

Bei der Prognose werden die Projektrisiken berücksichtigt und können in Form von Zeit, Kosten, Qualität oder einer Kombination dieser Faktoren angegeben werden. Wenn Ihre Prognose zeigt, dass Sie vom Ziel abgewichen sind, können Sie oft die Gelegenheit nutzen, den Kurs zu korrigieren, bevor sich das Projekt verzögert.

Wenn Sie feststellen, dass es zu spät ist, um eine Verzögerung zu verhindern, können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Schwere der Verzögerung zu mindern.

Bonus: Einsatz von Projektmanagement-Tools und -Techniken

Die richtigen Projektmanagement-Tools, die für Ihr Projektteam am besten geeignet sind, können helfen, Projektverzögerungen zu vermeiden.

Ein gutes Projektmanagement-Tool wird Ihnen helfen:

Ihr Projekt von Anfang an detailliert zu planen,

den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen,

proaktiv auf dem Laufenden zu bleiben,

und den Überblick über die Arbeitsbelastung jedes Einzelnen zu behalten.

Was die Techniken betrifft, so können Sie je nach den Bedürfnissen Ihres Teams Agile, Kanban oder eine der vielen anderen verfügbaren Projektmanagement-Methoden anwenden.

Was ist zu tun, wenn sich ein Projekt verzögert?

Unabhängig davon, wie gut Ihr Projektplan und die Projektdurchführung sind, kommt es gelegentlich zu unerwarteten Verzögerungen. Teammitglieder werden krank, Zulieferer versäumen Termine, und Kunden ändern die Projektparameter. Auf diese Dinge haben Sie keinen Einfluss, aber Sie bestimmen, wie Sie auf Verzögerungen reagieren. Hier ist, was zu tun ist.

1. Halten Sie (erneut) eine Teambesprechung ab

Sobald klar ist, dass sich Ihr Projekt verzögert, sollten Sie Ihr Team zusammenrufen, um eine Strategie zu entwickeln. Zu diesem Zeitpunkt muss etwas geopfert werden. Entweder;

• Zeit
• Geld und/oder
• Projektleistungen.

Ermitteln Sie, wie lange es dauern wird, das Projekt mit der Verzögerung abzuschließen, und wie viel das kosten wird. Lassen Sie sich aufschlüsseln, wie sich die Verzögerung auf Ihr Budget auswirken wird.

Finden Sie heraus, was Ihr Team bis zum ursprünglichen Termin liefern kann, ohne das Budget zu überschreiten. Sobald das Team festgestellt hat, was möglich ist, können Sie Ihren Kunden auf den neuesten Stand bringen und ihm die neuen Optionen vorstellen.

2. Priorisieren Sie die Aufgaben

Nachdem Sie Ihren angepassten Plan beschlossen haben, müssen Sie die Aufgaben mit Hilfe von Kanban-Tafeln nach Prioritäten ordnen. Überprüfen Sie den ursprünglichen Projektplan und stellen Sie fest, welche Aufgaben bereits erledigt wurden, welche gestrichen werden können und welche in der Prioritätenliste Ihres Teams nach oben oder unten verschoben werden müssen.

3. Setzen Sie neue Fristen

Wenn die beste Option für Ihr Projekt die Änderung des Fälligkeitsdatums ist, legen Sie neue Fristen für jede der Aufgaben und Benchmarks in Ihrem Projektplan fest. Wie bereits erwähnt, müssen die neuen Fristen angesichts der aufgetretenen Verzögerungen und der Kapazität Ihres Teams realistisch sein.

4. Kommunizieren Sie

Kommunizieren Sie, kommunizieren Sie, kommunizieren Sie! Informieren Sie Ihr Team über jede Verzögerung, jede Planänderung und jede Änderung der Kundenerwartungen. Durch den Einsatz von Aufgabenmanagement in Projekten sollte jedes Teammitglied in der Lage sein, zu sehen, wann Aufgaben fällig sind und welche wichtigen Fristen bevorstehen. Vergessen Sie nicht, auch mit Ihren Kunden zu kommunizieren.

Sie sind durch die Verzögerung sicherlich gestresst (auch wenn sie selbst daran schuld sind), und eine klare, beruhigende Kommunikation Ihrerseits wird dazu beitragen, die Gemüter zu beruhigen und die Geschäftsbeziehungen zu erhalten.

Mit einer effektiven Projektkommunikation können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Verzögerungen aufgrund von Missverständnissen minimiert werden.

Vermeiden Sie Projektverzögerungen mit Hilfe von Projektmanagementsoftware

Wenn Sie sich als Projektmanager auf Tabellenkalkulationen für Projekte und Kalenderbenachrichtigungen verlassen, um Ihren Zeitplan einzuhalten und Verzögerungen zu vermeiden, sind Sie wahrscheinlich ziemlich gestresst. Die Verwendung einer Online-Projektmanagementsoftware kann Ihren Projektmanagementprozess rationalisieren, Ihrem gesamten Team Transparenz verschaffen und dazu beitragen, kostspielige Verzögerungen zu vermeiden.

Ein gutes Projektmanagement-Tool sollte über Kanban-Boards, To-Do-Listen, Aufgabenmanagement und Tools zur Zusammenarbeit verfügen. Benutzen Sie Kissflow Project kostenlos und sehen Sie, wie es Ihnen helfen kann, kostspielige Projektverzögerungen zu vermeiden.